A Vállalkozások a magánszemély ügyfelek szerződésben szereplő adatait papír- és elektronikus formában is nyilvántartják (ügyfélnyilvántartás).

Az ügyfélkapcsolat során az adatvédelmi szempontból az alábbi követelményeknek kell megfelelnie a vállalkozásnak:

• a vállalkozás az adatokat közvetlenül az érintettektől veszi fel,
• az adatkezelés célját az ügyfél ismeri,
• a kezelendő adatok, a felhasználás célja és az adatkezelés időtartama (adattörlés időpontja) előre meghatározott,
• az adatok nem kerülnek ki a vállalkozás kezeléséből, illetve az adattovábbítás ténye, címzettje és az adatfeldolgozó igénybevétele ismert az ügyfél előtt,
• a vállalkozás az ügyfélt minderről megfelelően tájékoztatja és ezt az ügyfél aláírásával a szerződésben meghatározottak szerinti adatkezeléshez a hozzájárulását megadja.

Az adatok nyilvántartásának jogcíme a vállalkozás szerződéseinek előkészítése, megkötése, kedvezmények biztosítása, a szerződés teljesítése valamint garanciális jogok és kötelezettségek érvényesítése 

A vállalkozás által nyújtott szolgáltatások igénybevételére irányuló szerződésekben a szolgáltatásra a vonatkozó jogszabályokban kötelezően meghatározott adatok lehetnek, így például (a felsorolás nem teljeskörű és nem is kizárólagos):

• név, születési név,
• születési hely és idő,
• anyja neve,
• lakcím,
• adóazonosító jel, adószám,
• személyi, vállalkozói, őstermelői igazolvány száma, lakcímkártya száma,
• székhely, telephely címe,
• telefonszám,
• e-mail cím,
• holnap cím,
• bankszámlaszám,
• vevőszám (ügyfélszám, rendelésszám, törzsvásárlói szám, stb.),
• online azonosító.

Az ügyfél személyazonosító adatain kívül az adattakarékosság és a célhoz kötöttség elve alapján a szerződésben kizárólag olyan adatok szerepelhetnek, amelyek a szerződés teljesítése és az ügyfél tartozásával kapcsolatos követelések érvényesítéséhez vagy az üzleti kockázat felméréséhez elengedhetetlenül szükségesek, ezt meghaladó adatkezelés csak az érintett kifejezett hozzájárulásával történhet. A hozzájáruló nyilatkozat beszerzése előtt az ügyfelet megfelelően tájékoztatni kell arról, hogy a hozzájárulás megtagadása miatt őt semmiféle hátrány sem érheti.

Amennyiben az ügyfél a szerződéshez szükséges minimum adatokat a szerződéskötés során szolgáltatni nem kívánja, a szerződéskötés megtagadható.

A személyes adatok címzettjei a vállalkozás ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat végző, illetve a pénzügyi, számviteli és adózási feladatokat ellátó munkavállalók, valamint az adatfeldolgozók. A személyes adatok tárolásának időtartama a szerződés megszűnését követő 5 év.

Az ügyféllel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell az adatkezelés jogcímét (szerződés teljesítése) illetve azt is, amennyiben a személyes adatok adatfeldolgozó számára átadásra kerülnek. Ez a tájékoztatás a szerződésbe belefoglalt tájékoztatás is lehet.

Az ügyfél által a szerződéskötés során szolgáltatott adatok kizárólag a szerződésből eredő jogok gyakorlásához és a kötelezettségek teljesítéséhez használhatók fel.

Amennyiben a szerződéses jogviszony alapján a vállalkozás számlát állít ki, akkor a számlán szereplő adatok nyilvántartásának határideje tekintetében a számviteli- és adójogszabályok az irányadók.